5 TIPS VOOR EEN PRODUCTIEVE EN HAALBARE WEEKPLANNING!

Een goede agenda is onmisbaar voor iedereen die zijn of haar tijd efficiënt wil indelen. Een goed georganiseerde agenda helpt je om je afspraken en taken bij te houden, waardoor je minder stress ervaart, meer overzicht hebt én meer rust in je hoofd hebt. In dit blog geef ik je 5 tips voor effectief agendabeheer.

1. Plan je afspraken

Dit gaat bij de meeste mensen wel goed. Plan alle afspraken in in je agenda. Denk hierbij ook aan reistijd als dat van toepassing is.

Voor sommige taken is het nodig om voorbereidingstijd in te plannen en die wordt nog wel eens vergeten. Denk bijvoorbeeld aan een vergadering, een presentatie of een sollicitatiegesprek. Plan deze voorbereidingstijd in je agenda, zodat je je goed kunt voorbereiden en je je goed op de taak kunt focussen.
Vergeet ook de “uitwerktijd” niet. Vaak komen eruit een afspraak of vergadering nog zaken de uitgezocht, uitgewerkt of opgepakt moeten worden. Houd daar rekening mee in je agenda en plan niet alle afspraken direct achter elkaar in. Deze (uitwerk)tijd kun je ook gebruiken om de werkzaamheden die voortvloeien uit de afspraak te inventariseren en in te gaan plannen in je agenda. Wat moet je gaan doen? Hoeveel tijd kost je dat? Wanneer ga je dit inplannen in je agenda?
Als je het lastig vindt om in te schatten hoelang een bepaald taak zal duren, neem dan 1,5 keer de tijd die je denkt dat het je zal kosten. Vaak hebben we namelijk meer tijd nodig dan we denken. Ook kun je gebruik maken van een (gratis) urenregistratie tool zoals Toggle of Keeping om beter zicht te krijgen op hoe lang je met bepaalde werkzaamheden bezig bent.

2. Plan pauzetijd in

Het is belangrijk om voldoende pauzes in te plannen in je agenda. Pauzetijd is niet alleen goed voor je fysieke en mentale gezondheid, maar het helpt je ook om je concentratie te verbeteren. Ik vergelijk het altijd met je spieren. Als je een gewicht aan het heffen bent dan moet je op een gegeven moment ook even pauze nemen voordat je weer verder kunt gaan. Hetzelfde geldt voor je hersenen. Plan dus regelmatig pauzes in, bijvoorbeeld om te lunchen, een wandeling te maken of even te ontspannen dan zul je zien dat je daarna weer veel productiever aan de slag kunt.

3. Plan tijd voor jezelf in

Naast pauzetijd is het ook belangrijk om tijd voor jezelf in te plannen. Dit kan zijn om te sporten, te lezen, te ontspannen of om iets leuks te doen met vrienden of familie. Denk hierbij ook aan ochtend- of avondrituelen, zodat je de dag rustig kunt starten en afsluiten. Tijd voor jezelf is essentieel om je goed te voelen, om te kunnen presteren en om te kunnen genieten van het leven. Zo zorg je ervoor dat je een goede balans hebt tussen werk en privé.

4. Plan grote taken in

Als je een grote taak hebt, is het belangrijk om deze in kleinere, haalbare stappen op te delen. Zo kun je de taak beter overzien en is het minder overweldigend. Plan deze concrete taken in je agenda, zodat je ze niet vergeet. Daarnaast zien collega’s ook dat ze op die momenten geen afspraken met jou in kunnen plannen omdat je al “bezet” bent.

5. Plan tijd in voor onvoorziene zaken

Ondanks een goed georganiseerde agenda kunnen er altijd onvoorziene zaken opduiken. Denk bijvoorbeeld aan een spoedklus op je werk, werkzaamheden die langer duren, een collega die (onverwachts) met een vraag komt of een ziek kind. Zorg er daarom voor dat er altijd tijd “over” is in je agenda, zodat je flexibel blijft en onvoorziene zaken kunt opvangen. Heb je geen idee hoeveel tijd je hiervoor vrij moet plannen, gebruik dan als stelregel één uur per dag.

Door deze tips op te volgen kun je je agenda effectiever beheren. Zo heb je meer overzicht over je weekplanning, meer controle over je tijd en kun je je focussen op de dingen die belangrijk zijn.

Ik ben benieuwd. Welke van deze tips ga jij als eerste toepassen?