Zie jij door de bomen het bos niet meer, doordat je mailbox vol staat met (ongelezen) mailtjes? Elke dag wordt onze mailbox gevuld met nieuwe mailtjes. We werken het meest efficiënt wanneer onze werkomgeving opgeruimd en georganiseerd is. Dit geldt zowel voor je fysieke als je digitale werkomgeving, dus ook voor je mailbox.
Wil jij meer overzicht en structuur in je mailbox? Lees dan de 3 stappen die ik als Organizer en Virtual Assistant veel toepas bij particulieren en ondernemers om hun mailbox overzichtelijk te krijgen én deze ook zo opgeruimd te houden.
1. Opschonen van je huidige mailbox.
De grondigste manier is om je huidige mailbox eerst op te schonen. Heb je daar nu (nog) geen tijd voor, ga dan door naar stap 2, zodat je toch vandaag met een schone lei kunt beginnen.
Wil je wel starten met het opschonen van je mailbox, ga dan als volgt te werk:
- Typ bij de zoekfunctie van je mailbox de naam in van een afzender (bedrijf/persoon) waar je geen mail meer van wenst te ontvangen, bijvoorbeeld Kruidvat, Zalando of Booking.com.
- Open een mail van deze betreffende afzender en schrijf je uit van hun mailinglijst. Meestal vind je deze optie onderaan de mail in hele kleine lettertjes.
- Daarna selecteer je alle mail van die betreffende afzender en verwijder je deze in één keer.
- Herhaal dit voor alle mails, nieuwsbrieven etc. van afzenders die je mailbox vervuilen en waar je eigenlijk niks mee doet.
2. Archiveren.
Na het verwijderen van alle overbodige mail blijven er mails over die je wilt bewaren of niet weg kunt gooien, omdat ze nuttige, belangrijke of emotionele waarde (kunnen) bevatten.
Wanneer je een mailbox met een paar 1000 mails hebt, hanteer dan de snelle methode, zodat ook jij vandaag nog met een schone mailbox kunt beginnen. Voor een grondigere archiveermethode verwijs ik je naar de tweede optie, de uitvoerige methode.
DE SNELLE METHODE:
- Maak één map (Outlook) of label (Gmail) waar je alle mail tot vandaag in bewaart.
- Geef de map bijvoorbeeld de naam “Oude mail tot xx-xx-20xx” (vul hier de datum van vandaag in).
- In deze map plaats je alle mail tot vandaag.
Wanneer je een mail uit deze map nodig hebt, kun je met behulp van de zoekfunctie op bijvoorbeeld afzender of onderwerp de betreffende mail alsnog opzoeken.
Je kunt nu verder gaan met stap 3 Het verwerken van nieuwe mails.
DE UITVOERIGE METHODE:
Bij deze methode ga je al je bewaarde mail in de juiste mappen zetten, die je vanaf dat moment wilt gaan hanteren. Aangezien het meestal te veel mailtjes zijn om in één keer op te schonen, doorloop eerst de stappen van de snelle methode. Daarna start je met het opschonen van de map “Oude mail tot xx-xx-20xx”.
Wanneer het teveel mail is om in één keer op te schonen, plan dan bijvoorbeeld elke week een half uur in of aan het eind van elke werkdag 10 minuten om deze oude mailbox op te schonen. Verwijder gelijk wat je niet meer nodig hebt. Bij stap 3 lees je hoe je de mail die je wel wilt bewaren kunt archiveren.
Je zult zien dat het opschonen je steeds makkelijker af zal gaan en na verloop van tijd is deze map met oude mail helemaal leeg.
3. Nieuwe mails verwerken.
Vanaf nu ga je je mailbox overzichtelijk en opgeruimd houden. Hiervoor kun je gebruik maken van de gratis download “ het stroomschema voor een overzichtelijke mailbox”.
Ga als volgt te werk met je nieuwe mail:
- Schrijf je uit voor (ongewenste) nieuwsbrieven en mailinglijsten. Vanaf nu schrijf je je uit bij elke mailinglijst die jouw mailbox vervuilt. De eerste paar weken is dat extra werk, maar je zult merken dat het er steeds minder worden en dat het je juist tijd op zal leveren. Mits je je natuurlijk niet opnieuw aanmeldt voor allerlei nieuwsbrieven ;).
Als je twijfelt of je je voor een bepaalde nieuwsbrief af zult melden, vraag jezelf dan af of je die nieuwsbrief gaat lezen of dat je wanneer je informatie zoekt dit sneller gegoogeld krijgt dan dat je je mailbox uit moet spitten voor dat ene bericht.
- Verwijder mail die je niet wilt lezen of waar je niks mee hoeft te doen gelijk.
Mail die (nog) niet verwijderd kan worden, bewaar je in één van de volgende 3 mappen (of in Gmail labels):
1. To Do
2. In afwachting
3. Archief
Zie voor meer informatie het gratis stroomschema.
Bij map 1. “To Do” en map 2. “In afwachting” kun je ook nog submappen (labels) aanmaken bijvoorbeeld “To Do – urgent” en “To Do – niet urgent”. Of submappen op basis van taken (administratie, facturatie, offertes) of submappen met namen van degene die deze mail af moet gaan handelen.
In de 3e map “Archief” kun je ook submappen maken, bijvoorbeeld op jaartal 2020, 2021, 2022, “Mail tot xx-xx-20xx” (als je deze map bij stap 2 niet gelijk hebt opgeschoond) of mappen op naam van klanten of afhankelijk van je werkwijze op Facturen, Offertes etc.
Ook een supmap “Leesvoer” vinden de meeste mensen wel handig, maar bedenk je wel goed of je dit echt nog ooit gaat lezen of dat je dan sneller op het betreffende onderwerp gegoogeld hebt als je er meer over zou willen lezen.
Kijk wat voor jou een logische en handig structuur in de mappen is en maak deze aan.
Per mail ga je bekijken hoeveel tijd je denkt dat het kost om de mail af te handelen.
- Kost het je minder dan 3 minuten om deze mail af te handelen. Doe dit dan gelijk!
Bepaal nu ook meteen of de mail daarna verwijderd kan worden of in welke map deze mail moet komen:
Map 2. “In afwachting” omdat je bijvoorbeeld op een reactie moet wachten.
Map 3. “Archief”, als je de mail wilt bewaren, maar er hoeft niks meer mee te gebeuren.
- Kost het je meer dan 3 minuten om de mail af te handelen, ga dan als volgt te werk:
- 5-30 minuten, zet deze taak dan op je to do lijst. Daarna gaat de mail in de map 1. “To Do”.
- Meer dan 30 minuten, plan het in in je agenda. De mail gaat daarna in map 1. “To Do” (of misschien heb je wel een map “To Do – Agenda” gemaakt, zodat je weet dat je die al ingepland hebt).
Wist je dat je de mail ook naar je agenda kunt slepen, zodat deze gelijk ingepland staat?
- Wanneer je de mail delegeert, zet die mail in map 2. In afwachting totdat je antwoord hebt, de mail is afgehandeld etc.
Wanneer je deze 3 stappen opvolgt blijft je inbox leeg en je mailbox overzichtelijk!
Nog 3 extra tips om efficiënter met je mailbox om te gaan:
- Veel mailprogramma’s hebben de mogelijkheid om bepaalde mails rechtstreeks in een bepaalde map te plaatsen. Google eens op “regels instellen in Outlook” of “werken met labels in Gmail”.
- Om efficiënt en productief te kunnen werken is het verstandig om niet de hele dag door je mail te beantwoorden, maar om daar maximaal 2 vaste momenten op een dag voor te nemen.
- Zet meldingen af (voor zowel geluid als een badge) voor het binnen komen van mail op je computerscherm én je telefoon, zodat je er niet continu door afgeleid wordt.
Succes met het organizen van je mailbox. Ik ben benieuwd hoe je het werken met deze 3 stappen en het stroomschema vindt. Ik hoor het graag, ook als je nog andere tips hebt die voor jou goed werken.