In 5 stappen naar meer overzicht en structuur met Fox Organizing

STAP 1: JE WEEKPLANNING!

Hoe ziet jouw werkweek eruit? Welke zaken zet jij in jouw agenda? Krijg jij je dag- en weekplanning af of kom je iedere dag eigenlijk uren tekort? Neem je iedere dag pauze of denk je nu bij jezelf “Pauze? Wat is dat?”.

De ene ondernemer die ik spreek heeft een digitale agenda, de ander een papieren agenda en weer een ander gebruikt een digitale én papieren agenda. Wat je gebruikt is niet zo belangrijk, al heeft een digitale agenda het voordeel dat je deze (bijna) altijd bij je kunt hebben op je telefoon en daardoor altijd up to date kunt houden.

Het belangrijkste van jouw weekplanning is dat voor jou duidelijk is wat jij die dag wilt doen om jouw doelen te bereiken. En dan niet globaal wat je ongeveer wilt gaan doen, want dan kost het je brein ieder dag te veel tijd en energie om te gaan bedenken wat je die dag zult gaan doen en je wilt juist efficiënt en productief aan de slag gaan. Als je niet inplant wat je wilt gaan doen en hoeveel tijd je daaraan wilt besteden, dan geeft het je tevens te veel flexibiliteit om over bepaalde werkzaamheden onnodig lang te gaan doen.

Er zijn ook ondernemers die juist te veel op een dag inplannen, overlopen qua werk, geen tijd hebben voor pauze of niet weten waar ze moeten beginnen omdat ze té veel plannen hebben om op één dag uit te kunnen voeren.

Maak daarom een duidelijke, realistische en concrete planning hebt, zodat je weet welke stappen je die dag moet zetten, welke werkzaamheden je wilt gaan doen om steeds dichter bij jouw doel te komen.

Om ervoor te zorgen dat jij een realistische, productieve week kunt hebben met voldoende ontspanning, geef ik je de 5 tips voor het maken van je weekplanning.

Leg deze tips erbij als jij jouw weekplanning maakt, totdat dit routine voor je is geworden.

In 5 stappen meer focus, overzicht, structuur en productiviteit met Fox Organizing Stap 1 Weekplanning
In 5 stappen meer focus, overzicht, structuur en productiviteit met Fox Organizing - Weekplanning stap 1

5 Tips voor het maken van een realistische en productieve weekplanning

1. Plan als eerste pauzes en tijd voor jezelf in.
Huh, wat? Als eerste mijn pauze in gaan plannen? Ja!
Veel ondernemers worden geleefd door hun agenda. Pauze of tijd voor zichzelf nemen schiet er vaak bij in, terwijl dat juist erg belangrijk is. Je lichaam heeft het nodig om tussendoor op te laden. Ik vergelijk het altijd met gewichtheffen. Als jij fanatiek aan het sporten bent, kun je zo’n gewicht ook niet blijven opheffen, dan moet je tussendoor dat gewicht even neerleggen en pauze nemen. Daarna kun je er weer tegenaan.

Zo werkt het ook met je hersenen. Als jij gefocust en productief wil kunnen werken dan zul je tussendoor even pauze moeten nemen, van het scherm af, je gedachten op iets anders zetten. Het is niet voor niets dat bij veel ondernemers tijdens een wandeling of in rust de beste ideeën ontstaan.

Plan ook je sociale afspraken in, het sporten en andere momenten voor jezelf in. En denk eraan een afspraak met jezelf is net zo belangrijk als een afspraak met een ander.

“Vertragen is versnellen.”

2. Plan realistisch, plan liever te veel dan te weinig tijd in. Ben je eerder klaar dan is dat alleen maar fijn en je kunt vast wel iets bedenken wat je in die tijd kunt doen. Als je twijfelt hoeveel tijd je in moet plannen, neem dan 1,5 keer de tijd die je denkt nodig te hebben.
Mocht je meer inzicht in je uren willen krijgen dan is de gratis tijdregistratie tool Toggle of Keeping ideaal om te gebruiken. Deze tools zijn ook handig voor zelfstandig ondernemers om de urenregistratie voor de belastingdienst in bij te houden.

3. Nu ga je je vaste afspraken inplannen. Denk aan vergaderingen, online meetingen en terugkerende afspraken. Vergeet je reistijd niet als je afspraak buiten de deur is. Vaak kom ik tegen dat ondernemers en medewerkers vergeten om de voorbereidingstijd voor een afspraak en de uitwerktijd na een afspraak in te plannen. Meestal komen er namelijk uit een afspraak of vergadering weer nieuwe werkzaamheden, dus plan ook hier tijd voor in.

In een digitale agenda is erg makkelijk om terugkerende afspraken, je pauze etc. in te plannen. Doe dit dan ook, zodat je bij het maken van afspraken in de toekomst geen dubbele afspraken inplant.

4. Werk met blokken, dat wil zeggen bundel soortgelijke werkzaamheden zodat je efficiënter kunt werken. Denk bijvoorbeeld emailblokken, bijvoorbeeld ’s morgens en ’s middags een tijdsblok om aan je mailbox te werken, zodat je niet de hele dag door je mail (ad hoc) aan het doen bent. Een blok om je administratie te doen, een blok om te werken aan je social media, een blok om een afspraak voor te bereiden, een blok om aan je takenlijst te werken enzovoorts.

5. Zorg dat je elke dag tijd inplant voor onvoorziene zaken.
Je kent het vast wel een afspraak die wat langer duurt, een onverwachts telefoontje, drukte op de weg, iets wat tegenzit tijdens het werk enz.
Vaak plannen we onze agenda veel te vol en alle afspraken aansluitend aan elkaar. Wanneer er dan iets onverwachts gebeurt ervaren we stress, omdat we niet weten hoe we alles voor die dag gedaan moeten krijgen. Hoeveel tijd je hier per dag het beste voor in kunt plannen is ook afhankelijk van je functie en werkzaamheden. Mocht je het lastig vinden om hier een inschatting van te maken, begin dan om daar elke dag 1-1,5 uur voor in te plannen. Je zult zien dat dit je heel veel op zal leveren. Niet alleen vermindering van stress, maar als het een dag wel meezit dan kun je nog andere taken oppakken voor de volgende dag of juist lekker vrij nemen en daarvan genieten.

Ik ben benieuwd welke van deze tips jij al toepaste bij het maken van jouw weekplanning en met welke tips je nu gaat starten.
Succes met het maken van jouw weekplanning!