STAP 2: GEBRUIK 1 TAKENTOOL!

Wat ik van de meeste ondernemers hoor is dat ze geen overzicht en structuur hebben in hun taken, omdat ze op verschillende plekken noteren wat ze nog willen doen, wat ze niet mogen vergeten, allerlei ideeën voor hun bedrijf etc. Je kent het vast wel; je schrijft wat op een notitieblok, in je telefoon, op de computer, op losse papiertjes enz. Daarnaast hebben we veel informatie die we wel “even” in ons hoofd onthouden. Met als gevolg dat je altijd het gevoel hebt “aan” te staan.

Gelukkig zijn er allerlei hulpmiddelen om een “extern brein” te creëren, zodat jij je brein kunt gebruiken om allerlei ideeën te creëren en uit te werken in plaats van alles in je hoofd te onthouden. Mijn advies is dan ook om vanaf nu alles op één plek te noteren en bij voorkeur in een digitale tool. Ik weet dat sommige ondernemers erg graag alles op papier opschrijven. Dat mag natuurlijk, maar zorg er dan aan het eind van de dag voor dat je alles wat daar nog opstaat in je digitale tool gaat zetten.

Een groot voordeel van veel digitale takentools is dat je deze op je computer en telefoon kunt zetten en de meeste van ons hebben hun telefoon altijd in de buurt waardoor je, waar je ook bent (thuis, op het werk of in de supermarkt), hetgeen wat in je hoofd op komt gelijk in die app kunt noteren. Je zult zien dat je dit heel veel rust in je hoofd gaat geven en dat je minder vaak iets vergeet.

Wellicht gebruik je al een digitale takentool, zoals Taks in Outlook, maar misschien ben je nog op zoek naar handige takentool, dan zijn er twee tools waar ik zelf erg enthousiast over ben. Dat zijn Asana en Trello, omdat deze tools gratis en gebruiksvriendelijk zijn, o.a. Engels- en Nederlandstalig en er is veel meer in mogelijk dan in de meeste andere takentools. En nee, ik ben niet verbonden met Asana of Trello, dus het levert me niks op om deze tools hier te promoten ;). Maar ik heb de afgelopen jaren veel tools uitgeprobeerd en ik heb je belooft tips te geven voor meer overzicht, structuur en productiviteit en wil je dan ook beproefde tools aanraden waarover zowel mijn klanten als ikzelf erg enthousiast zijn.

Het voert hier te ver om hier alle ins, outs en verschillen van deze tools te behandelen, maar ik zal hier in het kort vertellen waarom ik zo enthousiast ben over deze 2 tools. Zowel Asana als Trello hebben een gratis versie waar je al meer dan voldoende opties in hebt om er goed mee te kunnen werken. Je kunt verschillende projecten aan maken bijvoorbeeld project X, klant Y, afdeling(soverleg) Z, social media, de website, privé, verbouwing, financiën, administratie etc. Ook kun je er in communiceren met anderen als je bijvoorbeeld samenwerkt aan een project, je kunt subtaken aanmaken, extra informatie bij een taak schrijven, een bijlage eraan hangen, verschillende prioriteringen aan de taken hangen, terugkerende taken er makkelijk inzetten en zo kan ik nog wel even doorgaan.

Waar verschillen de twee tools dan in. Het grootste verschil is dat je in Asana de optie hebt om al jouw taken voor die dag te zien (dus van alle verschillende “projecten” als één lijst onder elkaar op volgorde van datum) én je kunt per project je taken zien. In Trello moet je voor ieder project een apart bord aanmaken en dus per bord kijken wat je taken voor die dag zijn. Ben je visueel ingesteld dan kan het zijn dat deze tool jou meer aantrekt, omdat je hier bijvoorbeeld met kleuren kunt werken.

Zelf werk ik met beide tools, maar voor verschillende doelen; al mijn eigen taken staan in Asana en Trello gebruik ik voor o.a. mijn social media plan. Tevens werk ik in beide tools samen met mijn klanten afhankelijk wat hun voorkeur is en wat het beste past bij hun manier van werken past.

Ben je benieuwd welke tool jou het meeste aan zal spreken? Google dan beide tools en bekijk welke van deze twee je het meest aanspreekt. Mocht je er niet uitkomen, geen zin of tijd hebben om uit te zoeken welke tool het beste bij jou en je werkzaamheden past. Dan kan ik je een aanbod doen voor een call van 30 minuten voor 37 euro. Als je mij vertelt tijdens die call vertelt hoe je werkt en waarvoor je de takentool wil gebruiken dan kan ik je online laten zien hoe de tools werken en wat je er mee kunt, zodat je daar zelf geen uren tijd (en dus geld) aan hoeft te gaan besteden en kunt beslissen welke takentool jij wilt gaan gebruiken. Vaak is er zelfs nog tijd om samen een begin te maken aan het inrichten van deze tool.

Wanneer je een keuze hebt gemaakt voor een takentool dan verzamel je al jouw taken, notitieblokken, reminders, post-its en losse blaadjes etc. en ga je alles in deze tool zetten, zodat je met een schone lei kunt beginnen.

Je zult zien dat dat geweldig en bevrijdend werkt. Het is dus belangrijk dat je jezelf vanaf nu aanwent op alles in één tool te zetten. Zo’n tool schept ontzettend veel overzicht, duidelijkheid en rust. Zou je het niet heerlijk zijn om niet meer op zoek te hoeven naar dat ene blaadje waar je informatie op had geschreven of dat je ’s morgens je tool opent en in één opslag ziet wat je werkzaamheden voor vandaag zijn?

Je kunt je vast voorstellen dat je met zo’n tool veel productiever, efficiënter en meer gefocust kunt werken, waardoor je ook nog tijd bespaart.
Ik ben benieuwd voor welke tool jij gaat kiezen. Ik wens je in ieder geval veel werkplezier ermee!