In 5 stappen naar meer overzicht en structuur met Fox Organizing

STAP 5: EEN OPGERUIMDE MAILBOX

Vandaag zijn we aangekomen bij de vijfde stap naar meer overzicht, structuur en productiviteit: een geruimde mailbox!

Hoe ziet jouw inbox eruit? Is deze leeg, een enkel mailtje of staan daar tientallen of zelfs honderden mailtjes in. In dat laatste gevallen zie jij wellicht door de bomen het bos niet meer.

Elke dag wordt onze mailbox gevuld met nieuwe mailtjes. We werken het meest efficiënt wanneer onze werkomgeving opgeruimd en georganiseerd is. Dit geldt zowel voor je fysieke als je digitale werkomgeving, dus ook voor je mailbox.

Wil jij meer overzicht en structuur in je mailbox? Lees dan de 3 stappen die ik als Organizer en Virtual Assistant veel toepas bij particulieren en ondernemers om hun mailbox overzichtelijk te krijgen én deze ook zo opgeruimd te houden.

1. Opschonen van je huidige mailbox.

De grondigste manier is om je huidige mailbox eerst op te schonen. Heb je daar nu (nog) geen tijd voor, ga dan door naar stap 2 Archiveren, zodat je vandaag gelijk met een schone lei kunt beginnen.

Wil je wel starten met het opschonen van je mailbox, ga dan als volgt te werk:

  • Je kunt elke mail een voor een lezen en besluiten of je deze wilt verwijderen of archiveren.
  • Of je typt bij de zoekfunctie van je mailbox de naam in van een afzender (bedrijf/persoon) waar je geen mail meer van wenst te ontvangen, bijvoorbeeld Kruidvat, Zalando of Booking.com.
  • Open een mail van deze betreffende afzender en schrijf je uit van hun mailinglijst. Meestal vind je deze optie onderaan de mail in hele kleine lettertjes.
  • Daarna selecteer je alle mail van die betreffende afzender en verwijder je deze in één keer.
  • Herhaal dit voor alle mails, nieuwsbrieven etc. van afzenders die je mailbox vervuilen en waar je eigenlijk niks mee doet.

 

In 5 stappen meer focus, overzicht, structuur en productiviteit met Fox Organizing - Een opgeruimde mailbox 1
In 5 stappen meer focus, overzicht, structuur en productiviteit met Fox Organizing - Een opgeruimde mailbox 2

2. Archiveren.

Na het verwijderen van alle overbodige mail blijven er mails over die je wilt bewaren of niet weg kunt gooien, omdat ze nuttige, belangrijke of emotionele waarde (kunnen) bevatten.

Wanneer je een Inbox met een paar 1000 mails hebt, hanteer dan de snelle methode om te archiveren, zodat ook jij vandaag met een schone mailbox kunt beginnen. Voor een archiveermethode met meerdere archiefmappen verwijs ik je naar de tweede optie, de uitvoerige methode.

DE SNELLE METHODE:

  • Maak één map (Outlook) of label (Gmail) waar je alle mail tot vandaag in bewaart.
  • Geef de map bijvoorbeeld de naam “Oude mail tot xx-xx-20xx” (vul hier de datum van vandaag in).
  • In deze map plaats je alle mail tot vandaag.

Wanneer je een mail uit deze map nodig hebt, kun je met behulp van de zoekfunctie op bijvoorbeeld afzender of onderwerp de betreffende mail alsnog opzoeken.

Je kunt nu verder gaan met stap 3 Het verwerken van nieuwe mails.

DE UITVOERIGE METHODE:

Bij deze methode ga je al je bewaarde mail in de juiste archiefmappen zetten. Deze archiefmappen ga je zo dadelijk aanmaken.

Bij de meeste mensen zijn het echter teveel maitljes om in één keer in de juiste mappen te kunnen zetten. Als dat bij jou ook het geval is doorloop eerst de stappen van de snelle methode. Daarna ga je in je agenda tijd inplannen om te starten met het archiveren van alle mailtjes uit de map “Oude mail tot xx-xx-20xx”. Je kunt ervoor kiezen om daar elke week een dagdeel voor in te plannen totdat het klaar is of je plant bijvoorbeeld iedere dag 15 minuten in om dat te doen.

Tip: doe dit aan het begin van de dag, want de ervaring leert dat je daar aan het eind van de dag vaak niet meer aan toe komt, omdat er dan andere zaken (en niet het opschonen van je mailbox) prioriteit krijgen. En het is natuurlijk hartstikke fijn om begin van de dag al gelijk een taak af te kunnen vinken van je takenlijst.

Mocht je hiet nog mailtjes tegenkomen die je niet hoeft te bewaren, verwijder ze dan gelijk.
Je zult zien dat het opschonen je steeds makkelijker af zal gaan en na verloop van tijd is deze map met oude mail helemaal leeg.

Bij stap 3 lees je hoe je de mail die je wel wilt bewaren kunt archiveren.

3. Nieuwe mails verwerken.

Vanaf nu ga je je mailbox overzichtelijk en opgeruimd houden. Hiervoor kun je gebruik maken van de gratis download “het stroomschema voor een overzichtelijke mailbox”. Print deze uit, zodat je dit schema erbij kunt leggen.

stroomschema opgeruimde mailbox

Ga als volgt te werk met je nieuwe mail:

  • Schrijf je uit voor (ongewenste) nieuwsbrieven en mailinglijsten. Vanaf nu schrijf je je uit bij elke mailinglijst die jouw mailbox vervuilt. De eerste paar weken is dat extra werk, maar je zult merken dat het er steeds minder worden en dat het je juist tijd op zal leveren. Mits je je natuurlijk niet opnieuw aanmeldt voor allerlei nieuwsbrieven ;).

Als je twijfelt of je je voor een bepaalde nieuwsbrief af zult melden, vraag jezelf dan af of je die nieuwsbrief gaat lezen of dat je wanneer je informatie zoekt dit sneller gegoogeld krijgt dan dat je je mailbox uit moet spitten voor dat ene bericht.

  • Verwijder mail die je niet wilt lezen of waar je niks mee hoeft te doen gelijk.
    Mail die (nog) niet verwijderd kan worden, bewaar je in één van de volgende 3 mappen (of in Gmail labels):
    1 To Do
    2 In afwachting
    3 Archief

Maak deze 3 mappen aan in je mailaccount.

Afhankelijk van hoeveel mails jij elke dag binnen krijgt het of jij met meerdere personen in het mailaccount werkt, kun je ervoor kiezen om submappen (labels bij Gmail) aan te maken. Bij map 1. “To Do” en map 2. “In afwachting” kun je ook nog submappen (labels) aanmaken bijvoorbeeld “To Do – urgent” en “To Do – niet urgent”. Of submappen op basis van taken (administratie, facturatie, offertes) of submappen met namen van degene die deze mail af moet gaan handelen.

In de 3e map “Archief” kun je ook submappen maken, bijvoorbeeld op jaartal 2020, 2021, 2022, “Mail tot xx-xx-20xx” (als je deze map bij stap 2 niet gelijk hebt opgeschoond) of mappen op naam van klanten of afhankelijk van je werkwijze op Facturen, Offertes etc.

Ook een supmap “Leesvoer” vinden de meeste mensen wel handig, maar bedenk je wel goed of je dit echt nog ooit gaat lezen of dat je dan sneller op het betreffende onderwerp gegoogeld hebt als je er meer over zou willen lezen.

Kijk wat voor jou een logische en handig structuur in de mappen is en maak deze aan.

Per mail ga je bekijken hoeveel tijd je denkt dat het kost om de mail af te handelen.

  • Kost het je minder dan 3 minuten om deze mail af te handelen. Doe dit dan gelijk!

Bepaal nu ook meteen of de mail daarna verwijderd kan worden of in welke map deze mail moet komen:

Map 2. “In afwachting” omdat je bijvoorbeeld op een reactie moet wachten. Je hebt de mail bijvoorbeeld gedelegeerd of doorgestuurd naar iemand anders. Op deze mail moet nog opvolging komen. Zodra deze opvolging er is beslis je of de mail verwijderd kan worden of dat de mail naar een archiefmap moet.

Map 3. “Archief”, als je de mail wilt bewaren, maar er hoeft niks meer mee te gebeuren.

 

  • Kost het je meer dan 3 minuten om de mail af te handelen, ga dan als volgt te werk:
    • 5-30 minuten, zet deze taak dan op je to do lijst. Daarna gaat de mail in de map 1. “To Do”.
    • Meer dan 30 minuten, plan het in in je agenda. De mail gaat daarna in map 1. “To Do”. Of misschien heb je wel een map “To Do – Agenda” gemaakt, zodat je weet dat je die al ingepland hebt. Of als je met Microsoft werkt dan kun je de mail ook gelijk in je agenda inplannen.

Wanneer je deze 3 stappen opvolgt blijft je inbox leeg en je mailbox overzichtelijk!

In 5 stappen meer focus, overzicht, structuur en productiviteit met Fox Organizing - Een opgeruimde mailbox 3
In 5 stappen meer focus, overzicht, structuur en productiviteit met Fox Organizing - Een opgeruimde mailbox 4

Nog 3 extra tips om efficiënter met je mailbox om te gaan:

  1. Veel mailprogramma’s hebben de mogelijkheid om bepaalde mails rechtstreeks in een bepaalde map te plaatsen. Google eens op “regels instellen in Outlook” of “werken met labels in Gmail.
  2. Om efficiënt en productief te kunnen werken is het verstandig om niet de hele dag door je mail te beantwoorden, maar om daar maximaal 2 vaste momenten op een dag voor te nemen.
  3. Zet meldingen af (voor zowel geluid als een badge) voor het binnen komen van mail op je computerscherm én je telefoon, zodat je er niet continu door afgeleid wordt.

“ALS JE DOET WAT JE ALTIJD DEED, DAN KRIJG JE WAT JE ALTIJD KREEG.”

Ik ben heel beniewd hoe jij deze 5 stappen hebt ervaren en of je er ook echt mee aan de slag bent gegaan of dat de moed je enigszins in de schoenen zakt. Uiteraard hoop ik dat het niet alleen bij het lezen van mijn mailtjes blijft maar dat je ook echt tijd gaat inplannen om je werkwijze daar waar nodig te veranderen en te verbeteren, zodat je ook echt meer overzicht, structuur en productiviteit gaat ervaren. Als je blijft doen wat je deed dan zal er niks veranderen.

Mocht je er alleen niet uitkomen, willen sparren of een liefdevolle schop onder je kont nodig hebben, plan dan een call met mij in. Ik kan ik je een aanbod doen voor een call van 30 minuten voor 37 euro. Het kan net dat duwtje in de rug zijn waar jij veel tijd (en dus ook geld) gaat besparen. 

Je kunt je vast voorstellen dat je door het zetten van de 5 stappen je veel productiever, efficiënter en meer gefocust kunt werken, waardoor je tijd overhoudt om je bedrijf te laten groeien.
Het hoeft niet allemaal in één keer, maar zorg er wel voor dat je stapjes blijft zetten. Ik ben benieuwd met welke stappen jij al aan de slag bent gegaan en ik vind het leuk als je me dat via de mail of social media (vergeet me dan niet te taggen) laat weten. Ik wens je in ieder geval veel succes als ondernemer en veel werkplezier!

Gratis Tips Natalie Vossenberg Fox Organizing